書類を5秒で落とす瞬間、私はここを見ている

最初に、あまり気持ちのいい話ではないことを書きます。

応募していただいた職務経歴書を、私は最初から丁寧に読んでいるわけではありません。一通あたり、最初に目を落とすのはほんの数秒。その数秒で「これはしっかり読む」「これは残念だけど見送り」を、いったん振り分けています。もちろん、最終的な見送りの判断は内容を確認したうえで行います。それでも、最初の数秒が読み方を左右しているのは事実です。

書く側にとっては、何日もかけて練り上げた一枚です。それを数秒で扱うなんて、と思われるのは当然です。私自身、この仕事を長くやっていても、この部分にはずっと後ろめたさがあります。それでも、なぜそうなるのか、そして「その数秒で振り分けられる側」に回らないためにどうすればいいのかを、読む側の視点から正直に書いておきたいと思います。

中途の書類は、大半が落ちる

まず前提の共有から。中途採用の書類通過率を3割前後とする調査もありますが、職種・求人・応募経路によって幅が大きく、私が出典と調査条件まで確認できたものではないので、数字そのものは目安として受け取ってください。確かなのは、応募した人の多くが面接に進む前に見送りになるという構造が、多くの中途採用で見られることです。

これは、あなたの経歴が劣っている、という意味ではありません。数字が示しているのは「書類選考とは、そもそも大量に落ちる仕組みである」という構造のほうです。ここを勘違いすると、落ちるたびに自分の人格や能力を否定してしまいます。でも実際には、落ちた理由が、必須条件との不一致や、もっと手前の機械的な振り分けにあることも少なくありません。

一通に、そんなに時間は割けない

なぜ数秒なのか。答えは身も蓋もなくて、時間が足りないからです。

人気のポジションには、一つの求人に何十通と応募が集まることがあります。採用の担当者は、その選考だけをしているわけではありません。他の面接、社内の調整、日々の業務の合間に、書類の山を捌いています。一通に十分な時間をかけたいのは本音ですが、現実には全部を等しく熟読することはできません。

だから、無意識にこうなります。まず全体をざっと振り分けて、「読む価値がある山」と「今回は見送る山」に分ける。そのうえで、残った山だけをじっくり読む。最初の数秒は、この振り分けのための時間です。

残酷に聞こえるかもしれませんが、逆に言えば希望でもあります。最初の数秒を突破できれば、詳しく読んでもらえる可能性は上がる。そこから先は経験の中身の勝負になりますが、少なくとも手前で切られるのは避けられます。勝負どころが、意外なほどはっきりしているということです。

最初の数秒で、私が見ている箇所

では、その数秒で何を見ているのか。人によって多少の差はありますが、おおむね次のあたりに目が行きます。なお、ここで挙げるのは、募集の必須条件を満たしている人が「伝え方」で不利にならないための話です。必須経験・資格・勤務地といった求人条件との一致は、その前提として最初に確認してください。

1. 冒頭に、応募職種と噛み合う言葉があるか

一番最初に確認するのは、ものすごく単純なことです。「この人は、今回募集している仕事と関係のある人だろうか」。冒頭の職務要約や、直近の職種名に、募集内容と重なるキーワードが見当たらないと、その時点で「別の職種の方かもしれない」と判断が傾きます。

よくある落ち方が、汎用的なテンプレートをそのまま使い回しているケースです。「幅広い業務に貢献してきました」といった、どの仕事にも当てはまる言葉が並んでいると、募集職種との接点が読み取れず、振り分けの段階で外れてしまいます。

2. 直近の在籍年数と、職歴のつながり

次に、直近の会社にどれくらい在籍しているか、そして職歴が飛び飛びになっていないかを見ます。短期の離職が続いていると、それだけで不利になる――と身構える方が多いのですが、実際に見ているのは年数そのものより「説明がつくかどうか」です。

事情のある転職は誰にでもあります。問題は、書類の上でそれが不自然な空白や矛盾として残っていることです。読む側は行間を好意的には補完しません。分からなければ「分からないほうに」判定が寄ります。ここは後述するチェックリストで潰せます。

3. そもそも読める状態か

意外と見落とされがちですが、体裁も数秒の対象です。改行がなく文字が詰まっている、日付や社名の表記がバラバラ、誤字が冒頭に複数ある。こうした「読みにくさ」は、内容以前のところで印象を下げます。数秒しか見ない相手に対して、読む労力が高い書類は、それだけで後回しにされます。

この3つは、能力の高さを競う話ではありません。「応募先と噛み合っているか」「筋が通っているか」「読めるか」という、土俵に上がれているかどうかの確認です。もちろん経験や必須条件の不一致で見送りになることもありますが、伝え方だけが原因で手前に落ちている場合もある——ここが直せる部分です。

数秒を突破した後、読み込まれるポイント

振り分けを抜けて「読む山」に入ると、今度は中身が見られます。ここからが本来の選考です。

読む側が探しているのは、華々しい実績そのものではありません。見ているのは、その成果を「どういう状況で・何を考えて・どう動いて」出したのかという再現性のほうです。

たとえば「売上を伸ばした」と書いてあっても、それだけでは評価が定まりません。どんな課題があり、なぜその打ち手を選び、結果どうなったのか。そのプロセスが書かれていると、「この人はうちの環境でも同じように考えて動けそうだ」と想像がつきます。採用とは要するに、この「うちでも活躍してくれそうか」の想像作業です。数字は、その想像を助ける材料として効いてきます。

逆に、担当した業務を並べただけの「業務内容の一覧」になっていると、実績があっても伝わりません。何をしたかは分かっても、どう考える人なのかが見えないからです。ここが、書類が読み込まれる段階で評価を分ける大きな一点です。

この「読み込まれた後」の書き方——冒頭の設計、数字の置き方、面接との一貫性——は、別の記事で詳しく書いています。本稿は「読み込まれる前の振り分け」に絞るので、突破した先はそちらをどうぞ。→ 職務経歴書は最初の30秒で何を見られているか——読む側の話

書類の数秒を突破した後は、面接という次の関門が待っています。面接編は 面接で"一発アウト"になる瞬間 へ。

今日直せるチェックリスト

長々と書きましたが、直せるところは具体的です。今日、手元の書類を開いて、次を確認してみてください。

• 冒頭3〜4行に、応募職種と重なる言葉が入っているか。実際に経験した業務のうち求人票の要件と重なるものを、求人票と同じ意味の言葉で冒頭に置く（経験していないことまで寄せない）。
• 使い回しの汎用文になっていないか。「幅広く」「さまざまな」を、具体的な職種・領域の言葉に置き換える。
• 直近の在籍年数と職歴に、説明のつかない空白や矛盾がないか。ブランクや短期離職には、責めず・言い訳せず、一行の事実で筋を通す（書き方は下に例を挙げます）。
• 成果に「課題→打ち手→結果」の流れがあるか。結果の数字だけでなく、その手前の判断を一言添える。
• 数秒で読める体裁か。適度な改行、表記の統一、冒頭の誤字ゼロ。声に出して最初の段落だけ読んでみる。
• 応募先ごとに冒頭を差し替えているか。全社同じ書類を送っていないか。少なくとも冒頭は毎回いじる。

一気に完璧にする必要はありません。上から一つずつ潰すだけで、最初の数秒で関連経験を読み取ってもらえる可能性は上がります。もちろん、必須条件を満たしていない場合や、他の候補者との比較で見送りになる場合もあります。直せるのは「伝え方が原因の部分」だけで、それが全部ではありません。ただ、そこは確実に自分で直せます。

空白期間・短期離職の書き方

ここでいちばん筆が止まるところなので、例を出します。原則は「書類には事実だけ。理由は面接で」です。書類の限られた紙面で長々と釈明すると、かえってそこが目立ちます。
そして大前提として、実際にしていないことは書かないでください。下の例をそのまま写すのではなく、自分が実際に行ったことに置き換えて使ってください。何もしていなかった期間なら、期間だけを書けば十分です。

やってはいけないのは、期間をぼかすことと、在籍期間を実際より長く書くことです。入社手続きでは離職票や雇用保険の関係書類など、本人が提出する書類から在籍期間が分かります（前職への照会は、本人の同意なく行われるものではありません）。食い違いが出れば、そこで信用を失うほうがずっと重い。

そして、伝えておきたいことがあります。空白や短期離職があるだけで自動的に落とす、という運用を、私は取ったことがありません。気にしているのは「なぜそうなったか」ではなく「次は続きそうか」です。だから書類では事実を淡々と、面接では次に向けた話を、という配分でいい。

最後に――自分の書類は、自分では読めない

ここまで読んで、たぶん一番難しいと感じたのは「自分の書類が、読む側にどう映っているか分からない」という点だと思います。これは当然で、書いた本人には、書いた意図が全部見えてしまっているからです。抜けている前提も、伝わっていない工夫も、自分の頭の中では補完されてしまう。だから自分では、他人の数秒を再現できません。

一番効くのは、先入観のない相手に、数秒だけ読んでもらうことです。お金も登録もかからない方法から書きます。

• 家族や友人に、冒頭5行だけ見せて「何をしてきた人だと思う？」と聞く。業界を知らない人でいい。むしろそのほうがいい。輪郭が伝わらないなら、冒頭の書き直しが必要です
• 自分で「5秒テスト」をする。一晩置いてから開き、5秒だけ見て閉じる。何が頭に残ったかをメモする。職種と直近の役割が残らなければ、そこが伝わっていません
• 求人票と並べて、言葉が重なっているか見る。求人の「仕事内容」に出てくる単語が、自分の冒頭に一つも無いなら、接点が見えていない状態です

ここまでで直せることは、かなりあります。そのうえで、それでも分からないところが残ったら人に頼ってください。

転職エージェントの多くは、無料で書類の添削をしてくれます。彼らは日常的に「通る書類・通らない書類」を大量に見ているので、読む側に近い目線を持っています。ただし、正直に書いておきます。先ほど「利害のない第三者に」と書きましたが、エージェントは利害のない第三者ではありません。紹介した人が入社すれば報酬が入る立場です。それでも書類を見てもらう価値はありますが、「通りやすい形に整える」助言と「あなたが本当に行きたい会社に向けた助言」は別物だと思っておいてください。無料添削の対象や条件もサービスごとに違うので、そこは事前に確認を。

たとえばユメキャリAgentは、Reve Career Agency株式会社が運営する転職支援サービスで、企業で人事を務めるアドバイザーが相談に対応する点を特徴として掲げています。書類を「選ぶ側」として読んできた人に見てもらう、という意味では、この記事で書いてきた最初の数秒の話と相性のいい相談先です。利用は無料です。

書類添削・キャリア相談の対象と条件を見てみる【ユメキャリAgent】

振り分ける側にいる私が言うのも妙ですが、書類が見送りになる理由には、経歴そのもの以外のものが混じっています。読む側に届く形になっていないだけ、という場合が確かにある。そして届く形は、あとから直せます。必須条件を満たしていない、他の候補者のほうが近かった——そういう、自分ではどうにもならない理由も当然あります。ただ、直せる部分から手をつけるほうが早い。まずは冒頭の数行から、今日、手を入れてみてください。

なお、そもそも自分の経歴に今どれくらいの値がついているのか気になる方は、自分の市場価値、正しく測れていますか もあわせてどうぞ。